Ein Thema, das unter Verantwortlichen in der Buchhaltung immer wieder zu Diskussionen und unterschiedlichen Meinungen führt. Sind PDF-Rechnungen ohne digitale Signatur MWST-konform?

Am 27. September 2016 hat die ESTV erfreulicherweise auf ihrer Homepage eine Präzisierung zu den Themen „elektronischer Geschäftsverkehr“ und „Beweismittelfreiheit“ publiziert. Die Präzisierung betrifft die Beweiskraft elektronischer Daten ohne elektronische Signatur. Es besteht grundsätzlich keine Pflicht zur digitalen Signatur. Somit ist der Vorsteuerabzug aufgrund einer elektronisch übermittelten PDF-Rechnung ohne digitale Signatur nicht von vornherein ausgeschlossen.

Selbstverständlich gilt der Nachweis des Ursprungs und der Unveränderbarkeit immer als erbracht, wenn die elektronischen Daten digital signiert sind. Aufgrund der Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG) kann der Nachweis auch dann als erbracht angenommen werden, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Art. 957a OR eingehalten sind. Der Vorsteuerabzug ist demnach grundsätzlich auch aufgrund von PDF-Rechnungen zulässig.